【名刺管理】ScanSnap x Evernote x IFTTT(Dropbox) x Mac x Androidで自動同期&自動バックアップ 「導入準備編」
すりゴマです。
今日もいい感じにすり潰していきますね。
昨年scansnapを買ってから色々なものが整理され、もっと早く買っておけばよかったと感じる今日このごろです。
(*´∀｀*)
さて、すりゴマの中では永遠のテーマ的になりつつあった「名刺管理」。
これまで、スマホを入り口にした名刺管理が理想だと考え、色んなAndroidアプリを試して来ました。
「スマホのカメラでパシャっと撮影 → OCR + 名刺画像が一元管理」
って感じのやつですね。
5種類くらいのアプリを比較して、少し前にEvernoteのAndroidアプリの名刺スキャン機能に浮気したりして、しばらくはCamCardの有料版に落ち着いていましたが･･･
名刺画像のクオリティが悪い！
という、人によってはどうでもいい理由で、スマホでの名刺管理から決別しよう！という結論になったわけですw
ということで、この度、ScanSnapを使って理想の名刺管理を構築しました。
予めお断りしておきますが、これはいわゆる「俺得」ですので、この名刺管理方法が皆さんに合うかどうかは別の話です。
ただ、構築する中でいくつか参考になるかもしれないポイントがあったので記事にさせていただきました。
名刺管理〜名刺検索までの全体像
スキャナで名刺をスキャン
↓
スキャンした名刺画像がDropboxのフォルダへ
↓
IFTTTのレシピでその名刺画像がEvernoteへ
↓
EvernoteがせっせとOCRする
↓
Mac・・・spotlight検索で「高橋」
Android・・・Evernote検索ショートカットで「高橋」
↓
高橋さんの名刺がサクッと(←これ重要)見れる！
↓
(ﾟдﾟ)ｳﾏｰ
こんな感じです。
なんでわざわざDropboxかましてIFTTTを使うのか？という理由は、後ほど解説します。
名刺管理に必要な環境
必要環境を順を追って説明していきます。
ScanSnap ix500
他のScanSnapを使ったことがないのでわかりませんが、色んなレビューサイト等を調べまくってix500にたどり着きましたので、とりあえず現状ではコスパが最も優れたADFスキャナだと思います。
特に今回は800枚の名刺を読み込む作業が発生したため、ix500の優れたシートフィード性能と重なり検知機能には助けられました。
スキャナにおけるポイントは、
名刺をスキャン→ 画像がMac(PC)に転送 → 任意のフォルダに格納
という動作が出来るかどうかです。
任意のフォルダはこの場合Dropboxのフォルダになるわけですが、それが出来ればどんなスキャナでもいいわけです。
また、スキャンのファイル形式はjpg形式にします。
なぜならAndroidアプリでは、残念ながらPDFのプレビューができないので、Androidからサクッと名刺を見るためにはjpg形式で保存するのがベストなのです。
Dropboxアカウント
さて、皆さんがここで思っている「なぜシンプルにスキャナから直接Evernoteに連携しないのか？」という疑問にお答えします。
Macでevernoteアプリを入れているとspotlight検索にノートが表示されて便利なのですが、プレビューが部分的にしか表示されないんです。。。
すりゴマは、名刺画像をプレビューでサクッと表示したいのですよ！
(๑˃̵ᴗ˂̵)و ﾖｼ!
そのために一旦Dropboxを経由して名刺画像をローカルにも保存するのです。
そうすると、spotlight検索したときに、こんな感じ
で、サクッとプレビューで見れるようになるのです！
MacでSpotlightは使わないよ、Evernote検索(command+control+E)でいいよ、という人は、Dropboxの経由は不要ですね。
シンプルにEvernote連携だけで完結しましょう。
1日100回以上spotlight検索するほどのspotlight愛用者であるすりゴマ的には、ここは悩みました。
最終的に、自動で名刺画像のバックアップも出来ることもメリットなので、一手間かかりますがDropbox経由にしようと決めました。
それと「なぜGoogleドライブでもBoxでもOneDriveでもなく、Dropboxなのか？」は、IFTTTのトリガーに使えるのがDropboxだけだからです。
本当はGoogleDriveをトリガーにしたかったのですが。。。IFTTTチームの今後の対応に期待します。
IFTTT
「Dropboxの特定のフォルダに新しいファイルができたら、Evernoteでそのファイルのノートを特定のノートブックの中に作る」という自動連携をします。
レシピは自分で簡単に作れます。
Evernote
そもそもEvernoteを使う理由ですが、それはEvernoteの優れたOCR機能を使うためです。
すりゴマが体感した限りでは、スキャナ経由の画像はほぼ100%の精度で、かつ処理速度もかなり早かったです。
この優れたOCR機能がなかったら、すりゴマは恐らくEvernoteを使っていません！
そのくらい優秀なのです！
名刺に限らず、「スキャナからポンとEvernoteに書類を突っ込めば、いつでもどのデバイスからもキーワード検索ができる」というのは、非常に快適で便利です！
(・∀・)
さてEvernoteのMacアプリは少し重たいので、以前アンインストールしたのですが、今回は大量の名刺を作業するので改めてインストールをしました。
Webの方でも作業はできますが、大量の名刺を作業する場合は、アプリの方が間違いなく効率は良くなります。
Evernote検索「command+control+E」も使い慣れれば便利です。
名刺管理をEvernoteにしてからは、Spotlight一辺倒ではなく、Evernote検索を使うことが多くなりました。
名刺管理のクライアントをEvernoteにするメリット
名前だけでなく、会社名や、住所でも検索が出来る
「名字が思い出せなくて、会社名だけ思い出した」なんてことは、しょっちゅうあります。
スキャンして名刺画像のファイル名をその人の名前にするまでは出来ても、会社名までファイル名に入れると、長くなるし面倒です。
そんなときに、会社名でも検索出来ますし、「神保町の会社、なんだったっけ？」なんて探し方も出来ますね。
まぁ勝手にOCRしてくれるっていうのは、ホント便利ですね。
「ノート」として名刺がまとめて保存される
異動や昇進、転職などで名刺が変わる、あるいは会社名が変わるなんてことも最近は多いですよね。
「同じ人の名刺が何枚もある」という状況だと、単純に名刺の画像データだとバラバラになってしまいますが、Evernoteの場合は、「ノート」として複数の画像をまとめて置くことが出来ます。
すりゴマは、名刺の裏の画像も一緒に残していますので、これは便利です。
以上です。
ということで、「導入準備編」と謳ったものの、実際の構築作業は、このエントリーを読めば皆さんでも出来ると思いますので、「構築作業編」は割愛いたしますwww
参考になったかどうかわかりませんが、間違いなくこの名刺管理環境もこのままということはなく、理想を求めてアップデートしていくと思います。
またそのときは記事にしますね。
それではみなさんもEvernote活用してみてください。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
